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La scelta di un centralino telefonico in fase di start up di un’azienda o nel caso in cui sia necessario associarlo ad un sistema già consolidato di back office, potrebbe rappresentare un problema non di facile soluzione.

Senza dubbio ci sono alcune scelte obbligate e altre accessorie le quali verranno prese in considerazione attraverso questa semplice guida; raccomandiamo sempre di affidarsi ad operatori con esperienza e professionisti del settore, dopo avere individuato il tipo di centralino telefonico da applicare alla propria idea lavorativa.

Primo step: centralino fisico o virtuale?

Questa è la partenza dalla quale non si può prescindere. La prima scelta, cioè quella del centralino telefonico fisico definito in termini tecnici on premise, determina l’uso di operatori e addestramento specifico con un impiego di risorse elevato. Il centralino virtuale, comporta anch’esso un importante pianificazione logisitca ed economica a seconda che sia centrex, internet o voip.

Scegliere il centralino telefonico on premise per la propria azienda significa mantenere un piede fisso nelle vecchie abitudini, è naturale che prima poi tali sistemi andranno fuori produzione un pò come avverrà con i telefoni digitali atti, ad oggi, a sostenere questo tipo di servizio. Addentrandoci nei costi possiamo dire che il centralino ibrido (con apparecchi digitali) ha un prezzo iniziale elevato con una resa però a lungo termine a livello economico efficiente e all’insegna del risparmio. I costi di manutenzione annuali sono irrisori e gli strumenti anche se si guasteranno non comporteranno cifre folli di sostituzione. Il vecchio detto per credere bisogna toccare è sicuramente a favore di aziende e imprenditori che preferiscono il vero è proprio possesso delle proprietà acquistate.

Il centralino virtuale comporta alcuni aspetti tecnici imprescindibili e che prevedono una progettazione e un acquisto di sistemi computerizzati atti a svolgere la mansione ricercata. Innanzitutto bisogna partire dalla rete aziendale che per implementare un centralino telefonico virtuale dovrà come minimo essere in categoria 5 o 6. Bisognerà pensare di installare degli switch i quali dovranno possedere la funzionalità qualiy of service cioè supporteranno il Qos.
Detto questo, facendo questa scelta, si starà cavalcando l’onda dell’innovazione tecnologica e perciò aggiornando sistemi e strutture si rimarrà sempre all’avanguardia. Gli oggetti fisici (computer centrale di controllo e cablaggi) non saranno un limite se si vorranno aumentare gli slot di accesso (ad esempio elevare il numero operatori e linee a cui dedicarli). Benchè i costi iniziali di un centralino telefonico on premise rispetto ad uno virtuale sono molto più bassi, le manutenzioni devono essere più frequenti con un continuo aggiornamento dei software e dipenderanno dalla bontà della scelta fatta sul gestore al quale si affiderà il sistema di ricezione delle chiamate. Evidentemente tale sistemi, proprio perchè virtuali, in epoca di smart working sono il non plus ultra.

Centralino e telefoni: come e cosa scegliere

Affrontiamo questo secondo step analizzando quali apparecchi mette a disposizione il mercato nel caso in cui si volesse scegliere un centralino fisico. Tre sono le tipologie di telefoni selezionabili: digitali, analogici o IP; se l’azienda e dislocata su un’area medio ampia bisognerà forse pensare al sistema cordless che prevederà l’installazione di un impianto dect.

Un telefono digitale spesso è legato alla presenza fisica di un operatore e di solito possiede diverse funzioni come ad esempio il vivavoce, il tasto di richiamata automatica ecc.
Un apparecchio analogico, probabilmente, sarà deputato ad uso limitato alle comunicazioni aziendali interne, sarà utile nelle conference room o potrà essere dislocato in aree deputate solo alla comunicazione con la produzione e non con il pubblico.
Il telefono Ip ha la necessità di un cablaggio specifico con il cavo LAN, per capirci lo stesso usato per mettere in connessione in rete i PC.
I cordless, come detto sopra, dovranno essere supportati dalle celle dect, le quali saranno interconnesse con i cavi del doppino telefonico o con quelli della rete LAN. Quest’ultima tipologia ha dei costi iniziali molto elevati.

Il centralino virtuale non può prescindere almeno in fasi di prima progettazione della rete LAN che sarà collegata ad ogni apparecchio Ip. In questo caso se le aree da coprire sono molto grandi sarà necessario installare delle cabine di controllo dette rack i quali prevederanno il cablaggio con la fibra ottica.

Poniamo il caso che si possegga già una serie di telefoni analogici e si voglia passare dal sistema fisico a quello virtuale, è possibile farlo installando delle porte virtuali dette gateway Fxs che quando arriva il segnale analogico lo trasformano in digitale; estetica e funzionalità di questo tipo di apparecchi varia moltissimo, la scelta dipenderà dalle nostre esigenze. Anche i telefoni Voip possono essere una buona scelta in quanto sono in grado di fare chiamate dirette (blf) e hanno molte funzionalità.

Ultimo step: comunicazione tra centralino e gestionale

Spesso un’azienda vuole implementare al proprio centralino sia che sia fisico o virtuale, la rubrica dei propri clienti o altre informazioni già archiviate nel tempo. Può servirci molto tempo per sincronizzare elenchi Crm e aziendali. Esistono in commercio centralini telefonici tecnologicamente evoluti che si occupano di questa importante attività, sarà però necessario affidarsi ad un gestore che implementi l’attività di sincronizzazione nei suoi servizi. Dopo questo la parte informatica dell’azienda, dovrà collaborare strettamente con l’implementazione del gestionale con il centralino telefonico.

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